Los tableros Kanban son herramientas visuales utilizadas para gestionar y controlar el flujo de trabajo en un proyecto o proceso. Se basan en la idea de utilizar tarjetas o notas para representar las tareas y moverlas de una columna a otra para indicar su progreso.

Imagina un tablero Kanban físico o digital dividido en columnas. Cada columna representa una etapa del proceso, como «Por hacer», «En progreso» y «Finalizado». Las tareas se representan mediante tarjetas que se colocan en la columna correspondiente según su estado actual. A medida que avanzan, las tarjetas se mueven de una columna a otra hasta completarse.

• Un ejemplo práctico de un tablero Kanban es el seguimiento de tareas en un equipo de desarrollo de software. El tablero podría tener columnas como «Backlog» (lista de tareas pendientes), «En desarrollo», «En revisión» y «Completado». Cada tarea se representaría mediante una tarjeta, y a medida que los miembros del equipo trabajan en ellas, se mueven las tarjetas de una columna a la siguiente, reflejando su estado actual.

Los tableros Kanban son una herramienta visual poderosa para organizar y gestionar tareas y proyectos. Pueden aplicarse en diversos contextos y ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente y colaborativa.

Características de los tableros Kanban

Las características clave de los tableros Kanban son las siguientes:

1. Visualización clara: Los tableros Kanban utilizan una representación visual para mostrar el flujo de trabajo y el estado actual de las tareas. Esto permite una comprensión rápida y fácil de las actividades en curso.
2. Columnas y tarjetas: Los tableros Kanban se dividen en columnas que representan las etapas del proceso, y las tareas se representan mediante tarjetas. Cada tarjeta se mueve de una columna a otra para indicar su progreso.
3. Limitación del trabajo en progreso (WIP): Los tableros Kanban suelen establecer límites para la cantidad de tareas que pueden estar en progreso al mismo tiempo. Esto evita la sobrecarga y ayuda a mantener un flujo de trabajo equilibrado.
4. Enfoque en el flujo de trabajo: Los tableros Kanban se centran en el flujo de trabajo y en cómo las tareas se mueven de una etapa a otra. Esto permite identificar cuellos de botella, retrasos o problemas en el proceso y tomar medidas correctivas.
5. Flexibilidad y adaptabilidad: Los tableros Kanban son flexibles y se pueden adaptar a diferentes proyectos y procesos. Puedes personalizar las columnas, las etiquetas y otros elementos según las necesidades específicas de tu equipo.
6. Transparencia y colaboración: Los tableros Kanban promueven la transparencia y la colaboración entre los miembros del equipo. Todos tienen acceso a la información actualizada sobre el estado de las tareas, lo que facilita la comunicación y la toma de decisiones.
7. Mejora continua: Los tableros Kanban fomentan la mejora continua al proporcionar una visibilidad clara de las actividades y permitir la identificación de oportunidades de optimización y eficiencia.
8. Orientación al resultado: Los tableros Kanban están diseñados para mantener el enfoque en el logro de resultados. Se trata de completar tareas y avanzar hacia los objetivos establecidos.
9. Herramientas digitales y físicas: Los tableros Kanban se pueden implementar tanto en formatos físicos (con tarjetas y tableros físicos) como en herramientas digitales, lo que proporciona flexibilidad en la elección de la plataforma según las preferencias y necesidades del equipo.

Ejemplos de Kanban para todos los tipos de proyectos

El tamaño adecuado del tablero depende de las necesidades del equipo y de los principales resultados del plan. Vamos a ver algunos ejemplos de Kanban para empresas con flujos de trabajo diferentes.

Kanban para proyectos educativos

Este tipo de plan se guía por una separación de contadores de tiempo.

Dependiendo de las fases, puedes elegir ejemplos de Kanban basados en la fragmentación día a día o ciclo a ciclo. Podría diseñarse para compartirlo con los estudiantes y hacer un seguimiento de su progreso.

Si el proyecto forma parte de un plan a largo plazo, la estructura ideal sería una estructura de columnas dividida en secciones mensuales, trimestrales y semestrales (según corresponda).

Asumiendo que el objetivo general es un curso de música, los tableros podrían dividirse en contenidos o ciclos comunes. Por ejemplo, tendría el siguiente aspecto:

• Semana 1: Introducción a la terminología musical.
• Semana 2: Posiciones básicas de los instrumentos.
• Semana 3: Práctica musical básica.

Esta es la mejor manera de mostrar el desarrollo estratégico de todo el periodo de estudio en relación con los objetivos generales del plan.

El Kanban también puede utilizarse para pequeñas tareas «diarias» que requieren el sistema Kanban de tres columnas.

• Asignaciones/Por hacer
• Haciendo/En desarrollo
• Culminados

Plan de negocio

El contenido dependerá del plan de negocio, pero el mejor ejemplo de Kanban para gestionar este tipo de proyectos se basa en el examen de cinco columnas

• Grupos. En la columna «Grupo o equipo», los participantes en el plan pueden figurar por separado para cada grupo o área de trabajo. Utilizando esta estructura Kanban, es mucho más fácil ver todo lo que se necesita para que el plan funcione.

A continuación, puedes asignar un jefe de equipo a cada uno de ellos, que te mantendrá informado sobre el progreso del plan y le informará sobre las tendencias generales.

• Por realizar. La segunda columna enumera las tarjetas correspondientes a las tareas Up Next o Por hacer/Encargos.
• Proyecto en desarrollo. La lista «Proyecto en curso» muestra las fichas de los planes activos. La descripción de cada tarjeta del plan incluye un enlace al canal de debate y a los registros de eventos clave.
• Proyectos terminados. Cuando un proyecto se completa, se traslada a la columna «Proyectos completados», donde se almacena durante un cierto período de tiempo y luego se archiva.
• Reconocimientos. Un lugar para felicitar al equipo por un trabajo bien hecho.

Kanban para Proyectos tecnológicos

No cabe duda de que los proyectos de innovación y tecnología son una parte cada vez más importante de la planificación del desarrollo empresarial.

Si tu objetivo es desarrollar, actualizar o modificar un producto o proceso técnico, puedes elegir entre los siguientes ejemplos de tableros Kanban que son ideales para este tipo de proyectos.

Empezando por la columna «Backlog», que suele contener todos los objetivos del plan, las tarjetas empiezan a colocarse una vez que se han alcanzado los objetivos principales. En este orden:

• Diseño: las tarjetas más prioritarias del backlog se trasladan al proyecto.
• Desarrollo o en proceso: si el proyecto del pliego de condiciones aún no está desarrollado, la ficha se traslada a la columna «Desarrollo».
• Revisión del código: es la fase del proyecto de desarrollo en la que se comprueba el código o la estructura de la aplicación y se realizan los cambios necesarios.
• Prueba y aplicación: esta columna se refiere a la prueba final de desarrollo técnico. Si el plan se ha ejecutado con éxito, se traslada a la última columna e indica que el plan se ha ejecutado con éxito.

Kanban Proyectos sociales

Un ejemplo muy concreto de Kanban es la formulación de un proyecto relacionado con el confort comunitario y el desarrollo social.

En este caso, suelen integrarse equipos de diferentes ámbitos, que no necesariamente siguen los mismos criterios y métodos.

Imagina un proyecto de construcción de un centro de empleo local en una sociedad con un alto nivel de desempleo.  Si la arquitectura Kanban elegida es adecuada, puede adaptarse a diferentes objetivos y estructuras.

• Por ejemplo, el área responsable de la digitalización debería contar con un experto en el programa.
• Los representantes que recogen datos de los ciudadanos e interactúan con las organizaciones pueden ser especialistas en ciencias sociales o en comunicación.
• El equipo que analiza los datos está formado por responsables políticos y gestores sociales.

Como cada equipo tiene objetivos diferentes, es una buena iniciativa codificarlos por colores.

Ejemplos de tableros Kanban

Tablero Kanban básico

Este es un flujo de trabajo básico que es perfecto para ayudar a un equipo a empezar con Kanban, incluso si no tienen experiencia. También es adecuado para el trabajo individual simple – Kanban personal.

Ejemplo de tablero Kanban en el desarrollo de productos

Esta hoja de ruta para el desarrollo de productos está pensada para que el equipo tenga claro cuáles son las prioridades y lo que se está consiguiendo, así como para agilizar la comunicación.

Otra ventaja de este enfoque para el desarrollo de productos es la posibilidad de integrar ideas similares para proporcionar un tema inspirador.

Esto sólo es posible si tienes una perspectiva amplia y una dirección clara en la que quieres ir.

La lista definida en el flujo de trabajo tiene el siguiente aspecto:

• Campo de entrada
• Problemas de asistencia no resueltos
• Retrasos en el desarrollo
• Bloqueos
• En curso
• IC
• Puesta en escena
• Producción

Se trata de una lista muy importante para los ejecutores del programa. Puedes ver un ejemplo de este tablero Kanban haciendo clic en el siguiente diagrama.

Ejemplos de tableros kanban flexibles

Los tableros kanban pueden ayudar a mantener las cosas organizadas, por un lado, pero por otro pueden dificultar los flujos de trabajo.

Una forma de evitarlo es cambiar el orden de las listas tradicionales para que puedas ver el trabajo que has hecho en orden secuencial, empezando por la lista de «Culminada». Esto también motiva al equipo, ya que puede ver lo que se ha hecho desde el principio.

La segunda lista de sugerencias es «Ir a la cima». Esta lista contiene unas cinco tareas de las que el equipo se entera de lo que hay que hacer urgentemente.

En este ejemplo de tablero Kanban hay otra lista muy poco habitual: «Ideales en el congelador». Esta lista se desvía del proceso clásico y no sugiere un siguiente paso, sino que indica que el equipo tiene una buena iniciativa y quieren desarrollarla, pero aún no hay posibilidad de ponerla en práctica.

El panorama es muy diferente. Además de las listas tradicionales como «en curso», «siguiente» y «pendiente», hay listas intuitivas y creativas para estimular la innovación, como «dudas», «pequeñas cosas», «cosas por mejorar», «cosas que están por ahí» y «cosas que quiero hacer».

Ejemplo de panel de control diario de Kanban

Este ejemplo es adecuado para grupos con tareas limitadas en el tiempo (por ejemplo, servicio de atención al cliente, soporte técnico).

Un tablero Kanban diario puede ser realmente útil para planificar un gran número de pequeñas tareas sin esfuerzo y concentrar el flujo de trabajo.

Los 6 principios Kanban más destacados

En esta sección, explicaremos cómo aplicar la metodología Kanban a la planificación paso a paso. Es muy importante seguir estos seis principios.

• Buena visibilidad del trabajo y su fluidez. A diferencia de otros métodos digitales o comerciales, Kanban no cuenta con un flujo propio de trabajo, sino que simplemente te ayuda a visualizar lo que ha decidido hacer.
• Control del trabajo en curso: debe haber un límite máximo por columna, que puede variar según la función del plan.
• Gestión del flujo: Quizá el aspecto más importante de Kanban, que a menudo parece inevitable, es que el flujo de trabajo no se interrumpa. Si una persona tiene suficiente tiempo para completar una tarea, el resto del equipo debería poder completarla a tiempo.
• Flexibilidad: el valor de cada tarea puede modificarse en función de las necesidades del plan.
• Introducir un circuito de retroalimentación: normalmente una reunión diaria de 10 minutos y una retrospectiva quincenal. Este comienzo nos lleva al siguiente paso.
• Mejora de la colaboración: Compartir puntos de vista y conocimientos es útil en cualquier entorno, pero es esencial en los proyectos de grupo con horarios y tareas establecidas.

Ventajas de las herramientas y tableros Kanban

Como puedes ver, Kanban es una forma útil de trabajar que se centra en la eficiencia. Estos beneficios pueden clasificarse de la siguiente manera:

• Ayuda a establecer prioridades, aclarar objetivos específicos y simplificar las decisiones estratégicas.
• Ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo.
• También mejora la comunicación entre las distintas empresas y miembros de la cadena de producción, lo que da lugar a una cooperación más estrecha.
• No hay costes de producción y todo lo que puede llamarse «residuo» se desecha, lo que genera costes.
• Mejora de la sostenibilidad. Al mantener un ritmo de trabajo constante y orientado al equipo, los empleados se sienten más cómodos y son más propensos a sugerir ideas innovadoras de optimización.

La filosofía Kanban puede aplicarse a todo tipo de sistemas empresariales y de producción. Como siempre, la era de la transformación digital en la que vivimos no es un fenómeno desconocido. Gracias al desarrollo de resoluciones de software especiales, tanto los tableros como los escritorios están ahora digitalizados.

Estas resoluciones permiten la actualización automatizada de cualquier pieza o producto. También hacen que los tableros sean accesibles desde cualquier lugar y visualmente más fáciles de leer y comprender, lo que es esencial cuando se trabaja con tableros de cierta complejidad.

¿Cuáles son los resultados positivos del proceso Kanban?

Si después de leer lo anterior, aún no estás convencido de que este proceso puede contribuir a una mayor eficiencia en tu industria y negocio, sigue leyendo para saber más sobre las razones para utilizarlo.

Muchas empresas de todo el mundo ya están utilizando esta tecnología y han alcanzado niveles increíbles de productividad, que se ven continuamente respaldados por un menor tiempo de inactividad. Echa un vistazo a algunas de las otras ventajas.

1. Protege a los empleados del tiempo de inactividad

El absentismo es un inconveniente habitual con el que tienen que lidiar los gerentes y propietarios de empresas. Esto se debe a que no sólo representan una pérdida económica, sino que también afectan a la motivación y al compromiso en el trabajo.

Sin embargo, el uso del sistema Kanban contrarresta este fenómeno. Como los asistentes están constantemente controlando las tareas y acciones que tienen que realizar, se comprometen más a garantizar que las tareas se completen y se registren correctamente en el tablero.

2. Reduce el tiempo del proceso

Otro aspecto importante es la reducción del tiempo necesario para completar una tarea.

Asignar responsabilidades y plazos a todos los equipos reduce el tiempo necesario para completar una tarea. Por lo general, el trabajo se completa dentro de un plazo razonable, pero la mayoría de los trabajos suelen terminarse antes de la fecha límite.

Además, la división en tres fases de producción impide que se produzcan cambios en la secuencia de actividades, lo que evita errores de producción y una mala calidad del producto final. En otras palabras, el proceso es más rápido y la calidad es alta.

3. Es fácil y sencillo de usar

El equipo y la metodología utilizados en este proceso son relativamente sencillos y fáciles de usar. Por una pequeña inversión, puedes instalarlo y disfrutar de todas sus ventajas.

El uso de referencias visuales claras elimina toda la carga burocrática del proceso de producción, ya que las solicitudes pueden identificarse fácilmente sin tener que comprobar informes, cartas y notas.

4. Prescindir de las tareas rutinarias que no suponen un coste para el equipo

Cuando los procesos están bien definidos y gestionados, los equipos se centran en lo que realmente da resultados. Así se eliminan las tareas y funciones que no contribuyen al éxito de la empresa y son una pérdida de tiempo.

5. Reduce los costes y los residuos en la empresa

La reducción de costes es uno de los objetivos de las grandes organizaciones. Independientemente del tamaño o el segmento de tu empresa. Es natural que busques constantemente formas de reducir tus costes operativos.

En este entorno, el sistema Kanban puede ser uno de tus socios más importantes si reduce los grandes inventarios y limita los costes innecesarios o no planificados en el desarrollo de productos.

¿Cómo se organizan los proyectos y se trabaja con el proceso Kanban?

Kanban consiste en un flujo de trabajo visual, es decir, se utiliza un tablero físico o digital para planificar y seguir el trabajo. Kanban utiliza tarjetas, columnas y, en particular, el concepto de progreso continuo. Esto le da un cierto control sobre el equipo y lo compromete a un trabajo continuo.

David Anderson, quien contribuyó a crear este sistema, desarrolló la base de la composición del ábaco Kanban. Consta de 5 elementos:

• Referencias visuales (normalmente tarjetas)
• Columnas o listas
• Plazos de trabajo
• Compromiso de entrega final
• Entrega final

Uno de los flujos de trabajo Kanban más comunes e importantes consiste en listas: «To Do», «Done» y a veces una lista adicional dependiendo de la complejidad de la tarea. Utilicemos esta calculadora Trello para descubrir los recursos de la calculadora Kanban.

• Backlog (Bitacora): esta lista desglosa el plan y sitúa sus partes en tu mapa personal. También pueden añadir tareas que quieran hacer en el futuro, o que necesiten hacer de vez en cuando pero que aún no pueden añadir a la lista de tareas pendientes.
• Diseño: esta lista se utiliza para añadir tarjetas al registro que se rellenará posteriormente. En este caso, el equipo tendrá que llevar a cabo una investigación básica y un diseño que se añadirá a la lista de tareas.
• Qué hacer: Una vez rellenada la información de trabajo, la tarjeta se transfiere a esta lista.

Esta es la señal para que los equipos comiencen a trabajar. En este punto, se asigna un delegado de trabajo a un miembro del equipo y se establece un plazo.

• En curso: Cada tarjeta movida a esta lista se considera en curso. De este modo, todos los adjuntos pueden ver quién está trabajando en qué. Las tarjetas también facilitan la participación, ya que la función de comentarios permite hacer preguntas sobre el trabajo.
• Revisión/prueba: cuando una tarea está casi terminada, se añade a esta lista para que pueda ser revisada por otra persona (en el ejemplo anterior hemos utilizado la lista de revisión de código como plantilla, pero puede ser una revisión de cualquier tarea).
• Hecho: pueden pasar a esta lista una vez que el trabajo haya sido comprobado y aprobado. Si el equipo está haciendo un buen trabajo, es el momento de celebrarlo.

Recuerda que el objetivo principal del sistema Kanban es gestionar el trabajo a realizar. Esto significa que cada equipo debe hacer sólo una determinada cantidad de trabajo para el programa.

Al limitar la cantidad de trabajo de la que eres responsable, puedes identificar más fácilmente las tareas que requieren más atención o tiempo.

¿Cómo elegir el tablero Kanban adecuado para tu equipo?

Cuando se trata de la gestión de proyectos, hay que tener en cuenta algunas cosas antes de elegir una aplicación de flujo de trabajo. A la hora de elegir, hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones.

El tamaño de tu equipo

¿Qué aplicación se adapta mejor a tu equipo y puede ampliarse con el tiempo para dar cabida a un equipo creciente?

¿Con qué herramientas quieres integrarte?

Tal vez utilices una herramienta de gestión de equipos como GitHub, Slack o Asana, o necesites trabajar en varios dispositivos, incluidos los móviles. Asegúrate de que la herramienta que elijas se adapte a tus necesidades individuales o sea personalizable para que puedas actualizarla más adelante.

Planes y flujos de trabajo

No todas las herramientas pueden adaptarse a los numerosos proyectos que surgen en las distintas organizaciones. Por lo tanto, comprueba cuántos proyectos puede manejar la herramienta a la vez.

Tiempo y costes de instalación

¿Con qué rapidez se puede desplegar la herramienta, con qué rapidez puede estar disponible en la nube, qué tipo de apoyo continuo se proporciona? ¿Es una solución alojada, hay alguna infraestructura que mantener?

Facilidad de integración

¿Está la plataforma preparada para tu uso y qué formación es necesaria para que todo el personal la utilice correctamente?

Las 6 mejores maneras de crear tableros Kanban

• Trello: Gestión de proyectos

Trello, es una aplicación de gestión del trabajo basada en Kanban que permite organizar el trabajo colaborativo en una pizarra virtual formada por listas de tareas en columnas.

Es ideal para la gestión de proyectos porque permite trazar diferentes estados y compartirlos con las distintas personas que trabajan en el plan. Su objetivo es mejorar la rutina de trabajo del equipo generando opciones de prioridades, horarios, notificaciones, etc., que son ideales para organizar planes que involucran a muchas personas.

• Asana: la alternativa más popular a Trello

Asana, es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares junto a Trello. Una comparación de las dos aplicaciones muestra inmediatamente su similitud visual.

Una de las pocas diferencias es que en Asana la vista por defecto es una vista de tabla, mientras que en Kanban el contador es seleccionable.

Si te gusta el software gratuito, esta herramienta te ayudará con un límite de 100 MB de archivos adjuntos sin tener que comprar un paquete adicional de pago.

• Avaza: una solución integral para controlar los costes

Las funciones de esta herramienta alternativa a Trello van más allá de la creación de proyectos y tareas. Avaza también proporciona registro de tiempos, planificación de recursos, control de costes, elaboración de presupuestos y facturación.

Estas características diferencian a Avaza de otras herramientas de gestión de proyectos. Con Avaza Expenses, también puedes capturar y registrar los recibos de las compras sobre la marcha. La información de las tareas, las facturas y los gastos del proyecto pueden compartirse con clientes externos.

Esta característica hace que Avaza sea especialmente eficaz para las organizaciones que gestionan proyectos ajenos.

• ClickUp: Es una opción mucho más económica que Trello

La opción ClickUp es muy similar en cuanto a estructura y organización. Sin embargo, con esta herramienta se puede cambiar de imagen. Por ejemplo, puede elegir entre la vista de Gantt y de calendario o la vista de lista.

También supera a Trello en otros aspectos funcionales. Con Clickup puedes crear documentos desde cero y compartirlos con otros. Con las funciones integradas de seguimiento del tiempo, gestión de recursos y grabación de pantallas de Clickup, no se necesita ningún software gratuito para estas tareas.

• Zenkit: una alternativa más segura a Trello

Zenkit tiene su sede en Alemania y ofrece más garantías que otras alternativas de Trello para el cumplimiento del RGPD. Además de los contadores Kanban, esta herramienta de gestión de proyectos ofrece opciones de visualización para personalizar la vista.

La vista wiki es ideal para equipos grandes, ya que almacena información importante para los empleados y permite insertar fácilmente políticas internas, actualizaciones de proyectos, marcas y características de diseño.

• Meistertask: es una opción de Trello que te permite reistrar tu tiempo

Al igual que Trello, el software de gestión de proyectos Meistertask es muy intuitivo y tiene un diseño sencillo al que es fácil acostumbrarse. Sin embargo, también tiene una función de registro de tiempo integrada.

Esta función puede iniciarse y detenerse para cada tarea con un solo clic del ratón.

Los ejemplos de tableros Kanban demuestran que la organización ha meditado suficientemente sobre la sistematización de los procesos de trabajo. Esto garantiza que todo se optimice al máximo y que se consigan resultados óptimos en términos de eficiencia, calidad y satisfacción de los empleados.