Excel para contabilidad es una herramienta de software ampliamente utilizada en el ámbito contable para realizar cálculos, análisis y gestión de datos financieros de manera eficiente. Es una hoja de cálculo que permite organizar y manipular información numérica de manera fácil y rápida.

• Un ejemplo de cómo se utiliza Excel en contabilidad es para realizar el registro y seguimiento de transacciones financieras. Por ejemplo, una empresa puede utilizar Excel para crear una hoja de cálculo donde se registren los ingresos y gastos diarios. Pueden ingresar los datos en columnas separadas, como fecha, concepto, monto y categoría. Luego, Excel permite realizar cálculos automáticos, como sumas y restas, para obtener el total de ingresos y gastos, y calcular el saldo final.

Excel es una herramienta que requiere cierto nivel de conocimiento y habilidad para utilizarla de manera efectiva en contabilidad. Es recomendable aprender y familiarizarse con las funciones y características específicas de Excel relevantes para la contabilidad, así como mantener la precisión y la integridad de los datos mediante el uso adecuado de fórmulas y validación de datos.

Ejemplos de Excel para contabilidad

1. Estado de situación patrimonial

Este estado consta de un reporte el cual detalla la situación financiera de una empresa. Toma en consideración los activos, los pasivos y el patrimonio neto.

Para que exista una equivalencia, se necesita que los activos sean exactos a la suma de los pasivos y el patrimonio neto.

En el formato brindado por Excel, se ofrece una lista para colocar el patrimonio neto así como los activos pasivos corrientes y no corrientes. Es posible equipar el año en curso con algún otro año anterior.

La hoja emite un aviso en el cual se menciona si se cumple o no con dicha equivalencia.

2. Liquidación de IVA

El IVA hace referencia al monto que un comprador debe sufragar al gobierno al adquirir un producto o un servicio.

En el formato brindado por Excel es posible contabilizar las adquisiciones añadiendo el coste del bien o servicio y su porcentaje de IVA. Se obtiene la cantidad de IVA crédito y el costo total de la compra.

Dentro de la hoja siguiente, se ingresan las ventas, añadiendo el coste del bien o servicio. así como su porcentaje de IVA

Dentro de la tercera hoja, se notifica el IVA débito y el crédito al mes, así como el balance mensual y el balance del año.

3. Libro diario y libro mayor

En el libro diario se recopilan los asientos contables de un negocio. Estos son colocados en cronología, añadiendo el día en que se efectuaron. Está compuesto de columnas que incluyen clave de la cuenta y descripción (en qué lugar se efectúa cada asiento).

En el libro mayor se incluye el total de cuentas que ha efectuado una operación dentro del ejercicio. Todas cuentan con un día en que se efectuó y una clave numérica que la representa.

En el formato ofrecido por Excel se encuentra una hoja en la cual se introduce cada asiento contable.  Cuenta con una función para mayorizar, con la que Excel realizará las sumas de manera automática.

4. Hoja de balance

Sirve como vía para visualizar el estado financiero de una entidad o individuo. Dentro de la primera columna se añaden los activos (Objetos los cuales otorgan una ganancia) y los pasivos (los que representan una pérdida).

En ambas columnas todos los valores son sumados. Posteriormente, a la suma total de activos le es restado la suma total de la columna de pasivos. De esta manera, es posible medir la solidez económica de la empresa o persona.

En el formato de Excel, el balance es consolidado en una hoja donde se encuentran enlistados todos los activos y pasivos del negocio. Al final de estas listas, se encuentra la fórmula para calcular automáticamente el monto total de los activos y pasivos.

5. Liquidación de sueldos

En ella, la liquidación de los sueldos se obtiene tomando en cuenta varias cosas. El ingreso bruto, los criterios del acuerdo comercial, las distintas deducciones y el ingreso neto que el trabajador percibirá.

En la plantilla brindada por Excel es posible añadir a cincuenta trabajadores al cálculo del ejercicio. Toma en consideración días festivos. Se puede realizar búsquedas de acuerdo al nombre del trabajador y se puede visualizar su salario neto por escrito.

6. Balance contable

En cada entidad es imprescindible saber su estado financiero y su rendimiento de acuerdo a un periodo, sea anual, trimestral o mensual. Dentro del balance contable se añaden estos datos financieros.

En el ejercicio se incluyen los activos y pasivos corrientes y no corrientes, así como el patrimonio neto.

En la plantilla ofrecida por Excel es posible conocer con precisión el estado financiero de una entidad. De igual manera se puede evaluar el desempeño del año en curso contra dos años previos. Clasifica cada cuenta en corriente o en no corriente.

7. Registro de cheques

Un cheque es una vía de pago muy útil. Mediante él, un individuo que posee una cuenta corriente de banco solicita a su banco el pago de una determinada cantidad a otro individuo.

Quien expide el cheque se conoce como girador. El individuo que recibe el pago se conoce como beneficiario.

En la plantilla ofrecida por Excel, es posible realizar una supervisión cercana y precisa de esta forma de pago.

8. Conciliación bancaria

Una conciliación bancaria se emplea con el fin de verificar la información brindada por una entidad acerca de sus acciones bancarias. Estas son contrastadas con las proporcionadas por el banco involucrado en dichas acciones.

Usualmente, estas no concuerdan totalmente. Por lo tanto, se debe precisar en lo que no se coincide y localizar el origen de estas.

En el formato brindado por Excel, es posible contrastar la información bancaria de la compañía con la proporcionada por el banco. De igual forma, calcular el monto en qué difieren las dos partes.

9. Cálculo de costo unitario de importación

Cuando se efectúa una importación, es esencial calcular el monto que involucra realizarlo. Tiene que tomar en consideración varias cosas.

El FOB, el costo de traslado del producto, descarga, despacho aduanero, aranceles e impuestos y transportación para su entrega.

En el formato de Excel es posible determinar el monto de importación. Se consideran todos los costos involucrados y se obtiene el costo de importación del producto. En él se incluyen el FOB, tarifas y el CIF.

10. Flujo de caja

Llevar a cabo una correcta gestión del flujo de caja es ideal para no perjudicar la situación financiera de una compañía. Es necesario establecer criterios para realizar un gasto. Si esto no se hace, se puede provocar escasos ingresos para esta.

Dentro del formato proporcionado por Excel, se podrá constar toda acción de caja. Se alertará en caso de que no se estén atendiendo los montos inferiores y superiores en los que debe permanecer respecto a los gastos.

Se pueden establecer estos montos límite y también se recibe un balance de la caja que se está gestionando. Ofrece una gráfica de pastel en la que se ilustra el estado del balance.

11. Cálculo del capital de trabajo

El capital de trabajo se refiere al presupuesto requerido por una compañía o negocio para poder funcionar en el futuro inmediato. Si su resultado es mayor a cero, quiere decir que el negocio cuenta con más ingresos que gastos.

Por lo que le es posible continuar operando a corto plazo. Si su resultado es menor a cero, representa que sus gastos son superiores a sus entradas de dinero. Por lo tanto, se necesita obtener financiamiento.

En el formato brindado por Excel, es posible obtener el monto de recursos requerido para continuar en operaciones junto con su fluctuación anual. También los plazos de conservación, producción y recaudación incorporados

De igual forma, es posible contrastar los datos del año en curso con los de dos años previos.

Beneficios de utilizar Excel para realizar la contabilidad

Excel es una gran alternativa para llevar a cabo la contabilidad de una empresa. Entre sus grandes beneficios están:

Su uso gratuito. No es necesario adquirir un programa para realizar la contabilidad del negocio.

Es de uso sencillo y fácil de aprender a manejar.

Con él es posible crear informes financieros completos.

Se puede visualizar la información contable a través de gráficas de todo tipo.

Permite enlazar información contable de otras hojas de Excel en un único libro o en varios. De esta manera, es posible gestionar y mantener al día la información de forma mucho más rápida y automática.

Brinda la opción de personalizar los reportes, como modificar los colores o añadir el emblema de la compañía.

Inconvenientes de utilizar Excel para realizar la contabilidad

Por otra parte, existen algunas desventajas de Excel respecto al uso de un software para contabilidad, como:

El riesgo de duplicar información o que esta no coincida. En caso de que dos o más personas se encuentren laborando en una hoja de Excel al mismo tiempo.

Se requiere dedicar cierto tiempo a la creación de una plantilla o a buscar y descargar una que sea adecuada para la tarea en cuestión.

No es posible incorporarlo con otros softwares como aplicaciones bancarias o comercios electrónicos.

Estos fueron algunos ejemplos de Excel para contabilidad. Esta herramienta de Microsoft Office es de gran utilidad para realizar cualquier ejercicio contable de forma efectiva y gratuita.

Quizá no contenga los mismos beneficios que un software especial para contabilidad. Sin embargo, es excelente para aquellos pequeños y medianos negocios que no poseen mucho presupuesto para invertir en uno.

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