En este artículo, veremos los diferentes tipos de sistemas ERP, sus funciones y ejemplos, así como consejos para elegir uno u otro según las necesidades de su empresa.

Si ya tienes algunos conocimientos sobre este tema y quieres saber más, te recomendamos que leas hasta el final. Podrás conocer todas las ventajas y problemas de cada tipo y descubrir los mejores consejos para hacer la elección de uno.

Entre las soluciones informáticas más utilizadas en las empresas, se encuentran varios ejemplos de ERP, que son las siglas de Enterprise Resource Planning. Es un sistema de gestión empresarial para planificar y gestionar los procesos y recursos de una organización.

Se trata de recopilar datos de todas las empresas e intentar mantenerlos conectados e integrados. Por ejemplo, una transacción en Caracas es tomada en cuenta automáticamente por la administración de Barcelona y comunicada en paralelo al almacén de Margarita.

Con el ERP, podemos supervisar nuestras actividades y resolver los problemas inmediatamente. Por último, un sistema ERP bien gestionado optimiza los procesos empresariales, da acceso a la información a todas las partes que la necesitan y acelera la respuesta a los compradores.

Ejemplos de sistemas ERP

Al examinar ejemplos de sistemas ERP, es probable que se encuentren diferentes clasificaciones en función de los criterios utilizados. El ejemplo más conocido de ERP es la clasificación de este tipo de aplicaciones:

• A través de plataformas tecnológicas que puedan integrarse. El ERP tradicional siempre tendrá que integrarse con el CRM, aunque los avances tecnológicos han ampliado mucho las posibilidades y ahora es posible enlazar con diversas soluciones en la nube.
• En función del tamaño de la solución. Es decir, de la cuota de mercado del vendedor. En términos de cuota de mercado, Oracle y SAP son los principales sistemas ERP.

Sin embargo, no hay que pasar por alto otras opciones. Otros proveedores importantes son Microsoft, Infor, QAD, IFS, Epicor, CDC y otras soluciones ampliamente utilizadas.

• Sectores compatibles. El ERP se utiliza principalmente en los siguientes sectores: construcción, comercio minorista, recursos humanos, siderurgia, procesamiento de hormigón, banca, instituciones financieras, productos farmacéuticos, productos químicos, petróleo y gas, agricultura y agroindustria.

Hoy en día, las implantaciones de ERP y sus ejemplos ya no se limitan al mundo empresarial, sino que se utilizan no sólo en las empresas, sino también en las universidades e instituciones educativas con fines de formación.

Hay varios ejemplos del uso de los ERP, pero siempre estamos de acuerdo en un punto: se usan esencialmente en organizaciones que necesitan una herramienta para integrar diversas funciones empresariales. Con el fin de agilizar su entrega y funcionamiento, y por lo general en paralelo, los bajos costos de operación pueden significar un aumento real de los niveles de productividad.

Ejemplos de uso de ERP por sectores

Con cualquier sistema ERP puedes integrar algunos o todos los módulos siguientes, en función de sus necesidades. He aquí algunos ejemplos de casos de uso de ERP, según el sector en el que se utilicen.

1. Gestión de inventarios: El módulo de gestión de inventarios, también conocido como gestión de materiales, te ayuda a evaluar los objetivos de existencias, estandarizar el reabastecimiento y hacer un seguimiento de los artículos por número de serie.
2. Compras: Este módulo gestiona el proceso de compras y trabaja estrechamente con el módulo de inventario.
3. Ventas y marketing: este módulo gestiona el flujo de trabajo de las ventas, desde la consulta y el presupuesto hasta la consulta y la facturación. También puede hacer un seguimiento de los envíos, gracias a la introducción de un sistema avanzado.
4. Construcción: Este módulo, también conocido como producción o ingeniería, tiene como objetivo racionalizar la construcción. Esto incluye la planificación y previsión de la comercialización de productos y el seguimiento de la producción diaria. Está vinculado al módulo de inventario.
5. Gestión financiera: este módulo le permite gestionar tu capital y ver claramente los fondos que entran y salen de tu empresa. Abarca los procedimientos contables habituales, como la contabilidad de costes, los presupuestos, la gestión fiscal y la conciliación bancaria. También puede crear informes financieros para todos los departamentos.
6. CRM (Customer Relationship Management): tiene como objetivo mejorar el servicio al cliente y aumentar el ARPU. Gestiona los contactos, las incidencias y las oportunidades de los clientes y trabaja estrechamente con el módulo de ventas del sistema ERP para acelerar las conversiones.
7. Gestión de la cadena de suministro (SCM): este módulo abarca la cadena de suministro hasta el punto en que las mercancías llegan al cliente, incluyendo la gestión de la política de compras, la automatización de procesos y el flujo de producción, así como la cadena de suministro inversa en términos de retiradas y devoluciones.
8. Gestión de los recursos humanos: tareas relacionadas con los recursos humanos, incluidos recursos como las hojas de horas, los registros de los empleados, las revisiones de la dirección, los sistemas de nóminas y los CV.
9. Informes automatizados: este módulo funciona junto con otros módulos para facilitar la elaboración de informes de toda la empresa. Ahora tu personal ya no tiene que dedicar tiempo a buscar informes de cada sistema.
10. Business Intelligence (BI): le permite utilizar la inteligencia empresarial para tomar decisiones basadas en datos sobre el futuro de su negocio. Normalmente, sólo encontrará módulos de BI en los grandes paquetes de ERP.
11. Gestión de proyectos. Este módulo vincula el compromiso con un plan a las finanzas de la empresa y facilita la presentación de informes sobre el éxito o el fracaso del plan.
12. Seguimiento del cumplimiento: gestione el cumplimiento de la normativa del sector por parte de su empresa. Tenga en cuenta las leyes locales, las medidas de estabilidad y los requisitos de documentación.
13. Mejora de las TI: este módulo se centra en la optimización de la configuración de las TI para garantizar el buen funcionamiento de los sistemas.
14. Gestión de activos: este módulo abarca la gestión de activos tangibles, como bienes inmuebles y equipos de construcción.
15. E-business: este módulo integra la gestión de los distintos canales de marketing online con otras áreas del ERP.

Hay muchos sistemas ERP. Por lo tanto, es importante tener en cuenta las necesidades y los objetivos de la empresa a la hora de vender el ERP.

Ejemplos gratuitos de ERP

Existen sistemas ERP autónomos, flexibles y con muchas funciones.

1.    ADempiere

Al igual que muchas soluciones ERP gratuitas, ADempiere está diseñado para pequeñas y medianas empresas. Con una larga historia, fue fundada en 2006 como una rama de Compiere ERP.

ADempiere es una solución en la nube basada en Java y multiplataforma que puede utilizarse en Linux, Unix, Windows, macOS, smartphones y tabletas, y tiene licencia GPLv2.

2.    Apache OFBiz

El conjunto de herramientas empresariales Apache OFBiz se basa en una arquitectura común que permite a las empresas adaptar el ERP gratuito a tus necesidades.

Por tanto, es el más adecuado para las empresas medianas y grandes que cuentan con los recursos internos para adaptarlo e integrarlo en sus procesos empresariales e informáticos actuales.

3.    Dolibarr

Dolibarr es un software ERP autónomo y gratuito que ofrece una gestión integral de las PYMES. Desde la gestión de facturas, contratos, inventarios, solicitudes de compra y facturas, hasta la gestión de documentos y el soporte del sistema de punto de venta. Está diseñado con una interfaz fácil de usar.

4.    ERPNext

ERPNext pertenece a la gama tradicional de ERP independientes y gratuitos.

Está diseñado para las pequeñas y medianas empresas. Las herramientas de ERPNext, que incluyen módulos para la gestión financiera, la gestión de inventarios, las ventas, las compras y la gestión de proyectos.

Se basan en cuestionarios en los que se introducen datos y la aplicación hace el resto. Todo el paquete es fácil de usar.

5.    METASFRESH

El nombre Metasfresh se inspiró en la idea de mantener el código «fresco». Las actualizaciones semanales han estado disponibles desde finales de 2015, cuando los fundadores despojaron el código del proyecto ADempiere.

Al igual que ADempiere, es un sistema ERP gratuito basado en Java para el mercado de las PYME.

Otros proveedores de ERP

6.    Odoo

Odoo es una de las aplicaciones de código abierto más populares. Es una aplicación que integra una amplia gama de aplicaciones diseñadas para mejorar la experiencia de las administraciones comerciales e industriales.

Además, la interfaz de usuario es una de las pocas aplicaciones con una estructura amigable que la hace muy fácil de usar.

7.    EPICOR

Si tu objetivo es tener una perfecta gestión de la empresa, Epicor es uno de los proveedores de ERP que se ajustará a sus necesidades y te ayudará a conseguir este objetivo.

Se trata de una aplicación ERP que garantiza la implementación de soluciones que promueven el crecimiento del negocio.

8.    SAP ERP

Muchas de las marcas más famosas del mundo trabajan con SAP ERP. Es un software desarrollado por una empresa alemana que ofrece una serie de funciones para gestionar diversos recursos empresariales.

Su eficacia y practicidad la han convertido en una de las aplicaciones líderes de su categoría en el mercado mundial.

9.    Openbravo

Hoy en día, Openbravo ha ocupado su lugar entre las organizaciones de ERP disponibles. La solución es adecuada para todo tipo de organizaciones y empresas.

Se configura en la nube, desde donde cualquier persona con la función adecuada puede introducir la información clave a medida que va llegando.

10. Sage

Nuestra siguiente opción en esta categoría es Sage 200cloud ERP. Se trata de una aplicación basada en la computación en nube diseñada para pequeñas y medianas empresas.

La fácil escalabilidad y la interfaz de fácil uso son una gran ventaja para las empresas que utilizan estos servicios. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, como con cualquier otra aplicación ERP, se necesita algo de tiempo para aprender a utilizarla.

Por ello, es importante saber que cada empresa ofrece características, servicios y condiciones diferentes. Para sacar el máximo provecho de la herramienta, debes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

De hecho, existen ERP para sectores específicos como la hostelería, la logística, las finanzas, etc.

Un ERP añade funciones específicas a los procesos del sector al que pertenece la organización.

Estos son algunos de los ERP más utilizados en México

• ASPEL
• Epicor
• Infor
• Intelisis
• Microsoft Dynamics (Dynamics AX, Dynamics SL)
• NetSuite
• Oracle (eBusiness Suite, JDE, Peoplesoft)
• SAP (Business One; All in One;R/3)

Tipos de ERP

Estos sistemas pueden dividirse en diferentes categorías según sus límites de referencia.

Instalación. ERP local o en la nube

Tradicionalmente, el ERP siempre ha estado alojado en un servidor local, pero hoy en día está alojado en la nube. Sin embargo, hoy en día hay varios proveedores de software que ofrecen un modelo de alojamiento híbrido.

ERP local

Un ERP local on-premise es una aplicación de gestión empresarial que debe adquirirse y gestionarse en un servidor propiedad de la empresa. Requiere una gran inversión inicial y su aplicación requiere tiempo, equipos y personal.

La gestión de los datos a través de la misma empresa proporciona más seguridad y privacidad, pero el sistema sólo es accesible en el ordenador o dispositivo donde está instalada la aplicación.

ERP en la nube

El ERP en la nube (SaaS) se implementa en un servidor en la nube (cloud computing). El servicio se cobra mensualmente en función del número de usuarios registrados.

Aunque los datos no están controlados (ya que la información de la empresa se almacena en los servidores del proveedor de servicios), esta forma de ERP es más segura gracias a las copias de estabilidad automáticas y a la encriptación de datos.

Lo que significa que los datos pueden restaurarse en cualquier momento en caso de problemas de estabilidad. Además, se puede acceder a las aplicaciones desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, siempre que se tenga acceso a Internet.

ERP híbrido

El ERP híbrido, también conocido como ERP de dos niveles, ejecuta algunas aplicaciones en la nube y otras en las instalaciones.

Este sistema permite a las empresas combinar la seguridad de almacenar datos en sus servidores con la facilidad de almacenar y acceder a la información en la nube. Según la empresa de tendencias tecnológicas Gartner, el 90% de las empresas optará por un modelo híbrido en 2020.

Diseño: ERP a medida, ERP genérico

 ERP a medida

Los sistemas ERP personalizados se construyen desde cero con características específicas adaptadas a las necesidades y requisitos de la empresa. Por lo tanto, es una aplicación personalizable que se adapta al 100% a las necesidades de su empresa.

Como este tipo de ERP suele ser utilizado por grandes empresas con necesidades de gestión complejas y múltiples casas, los costes son más elevados, lo que resulta difícil de soportar para las pequeñas y medianas empresas.

Por otro lado, el periodo de implantación y formación suele ser bastante largo.

ERP de uso genérico

Esta opción es la elegida por la mayoría de las PYMES, ya que requiere menos inversión y tarda menos en instalarse.

Un ERP prediseñado tiene una estructura modular. Módulos que permiten al cliente añadir o eliminar funciones según su petición, que se adapta a las necesidades normales de la organización (las empresas se adaptan).

Se trata, por tanto, de una aplicación preconstruida que puede adaptarse a las necesidades empresariales del cliente. El coste de este tipo de sistema ERP suele depender del número de módulos añadidos.

Desarrollo: código abierto o ERP propietario

ERP de código abierto

El ERP de código abierto es un modelo de software independiente y gratuito (sin cuotas ni licencias) y los clientes pueden descargar directamente el código fuente.

Para implantar este tipo de software, las empresas deben contar con un amplio equipo informático que pueda personalizar e integrar sus aplicaciones y módulos en el sistema ERP y proporcionar soporte técnico al software.

Aunque esto pueda parecer conveniente, el equipo puede tener que dedicar mucho tiempo a desarrollar los módulos que se incluirán en el sistema ERP.

ERP con código privado

Un ERP privado no permite el acceso al código fuente y sólo puede ser modificado por el desarrollador. Las pequeñas y medianas empresas suelen utilizar este tipo de software porque no necesitan funciones muy específicas.

Obviamente, este tipo de software es más caro, pero ofrece más garantías en cuanto a actualizaciones, desarrollo, rendimiento y personalización.

Versatilidad: ERP horizontal y vertical

ERP horizontal

El ERP horizontal cubre las necesidades de gestión estándar y está pensado para todo tipo de empresas, independientemente del sector al que pertenezcan.

Inicialmente, sólo tiene algunas funciones específicas, pero más adelante puede personalizarse con módulos (control de la contabilidad, comercio, compras, ventas, almacén, etc.) e integrarse con otras aplicaciones.

ERP integrado verticalmente

El software ERP vertical es un sistema diseñado para un sector específico de una organización con requisitos concretos (hospital, hotel, empresa de construcción, empresa de ingeniería, etc.). Carece de flexibilidad y es una solución más cara de reparar y mantener.

¿Qué organizaciones utilizan sistemas ERP y cuáles son sus ventajas?

La respuesta a esta pregunta es bastante sencilla: los sistemas ERP pueden ser utilizados por todo tipo de organizaciones. Muchas empresas, grandes y pequeñas, han implantado sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que les permiten competir en un mercado competitivo.

Los sistemas ERP son utilizados por empresas que buscan integrar y controlar todos sus procesos. El tamaño de la empresa es irrelevante, ya que los sistemas ERP tienen una flexibilidad increíble que les permite adaptar las funciones a las necesidades de cualquier empresa.

Hoy en día, hay una solución para cada tipo y tamaño de empresa.

El objetivo de un sistema ERP es reunir toda esta información en un único sistema, ya que para la dirección es muy difícil obtener una imagen completa de la organización porque la información está dispersa.

Los 10 mejores ERP del mercado

1. SAP: Desde octubre de 2017, SAP es la solución ERP líder. SAP ha firmado más de 6.900 contratos con clientes para su paquete ERP de última generación S/4 HANA.
2. FIS Global. La integración de SunGard Financials con FIS Global se implementó en 2017.
3. ERP Cloud R13 de Oracle proporciona conocimientos adicionales específicos de la ubicación y el sector.
4. Fiserv. Sigue centrándose en las ventas de core banking y e-business.
5. Intuit Inc. Se centró en QuickBooks tras vender productos no esenciales.
6. Cerner Corporation se tomó un respiro en 2017 tras vender Siemens Health en 2015.
7. Microsoft Dynamics 365 incluye ahora la funcionalidad de CRM y ERP.
8. Infor. Infor invirtió fuertemente en investigación el año pasado, gastando 126 millones de dólares en investigación sobre el comercio minorista en Predictx y adquiriendo el revendedor de BI en la nube Birst por 105 millones de dólares.
9. SS&C Technologies. Las últimas mejoras de SS&C Advent tienen como objetivo optimizar la eficiencia operativa y simplificar los informes financieros para cumplir con los requisitos locales y globales.
10. Ericsson ha llegado a un punto de inflexión y se está preparando para la siguiente fase de actualizaciones de BSS y OSS para los operadores de telecomunicaciones.

Ventajas de los sistemas ERP

Todas las empresas que han implantado un sistema ERP citan las siguientes ventajas.

• Automatización. Por ejemplo, puede mejorar la eficiencia de las operaciones diarias, la facturación, los correos electrónicos y la gestión de los extractos.
• Mejora de los procesos y controles empresariales, lo que se traduce en un mayor crecimiento del negocio.
• Comunicación interna. Una de las mayores ventajas de un sistema ERP es que optimiza la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa.
• Control y trazabilidad. Todas las acciones se registran en el software de gestión, lo que permite hacer un seguimiento de los procesos.
• Optimización del proceso de toma de decisiones: el ERP fomenta la participación al compartir los datos dentro de la organización. El intercambio de datos permite a cada departamento dedicar más tiempo a revisar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
• Reducción de los costes de TI, ya que todos los datos están en una sola aplicación.
• Mayor estabilidad. Aunque la estabilidad de una base de datos centralizada es muy importante, es más eficiente y mejor controlar los datos cuando están centralizados en lugar de dispersos en cientos de servidores, armarios y escritorios.
• Maximiza la eficiencia de toda la organización y permite un control fácil y exhaustivo de las operaciones.

¿Cómo elegir el mejor sistema para optimizar los recursos de mi empresa?

La elección de un sistema ERP es un paso muy importante, ya que debe responder a las expectativas de toda la dirección de la empresa. Deben tener en cuenta

1. Las necesidades de la organización: hay que identificar los puntos débiles que se quieren solucionar con la aplicación. ¿Opera en un territorio específico? ¿Su sistema ERP necesita funciones muy específicas? ¿Qué requisitos específicos debe cumplir su software? Estas son las principales preguntas que hay que responder antes de elegir el mejor sistema ERP, ya que constituyen la base de las preguntas que siguen.
2. Cumplir el presupuesto: tener en cuenta la productividad para garantizar que no se supere el presupuesto.
3. Área de implantación: al implantar el ERP, la organización necesita desarrollar un concepto de dónde se utilizará la aplicación y qué objetivos se alcanzarán en cada área.

¿Qué hay que tener en cuenta antes de implantar un sistema ERP?

Es necesario conocer las ventajas, así como los problemas e inconvenientes que pueden derivarse de su uso.

• La planificación y la ejecución requieren tiempo. Si el software está diseñado para una organización concreta, habrá que desarrollarlo e implantarlo antes de poder utilizarlo.
• Hay que tener en cuenta los costes fijos o recurrentes.
• Se necesitan mejoras.
• Algunos requieren una conexión a Internet.
• Requieren un dispositivo físico para funcionar.
• Puede haber problemas de privacidad.

Para evitar estos problemas, es importante elegir el mejor tipo de servicio para su organización, siempre teniendo en cuenta los tipos de ERP disponibles actualmente en el mercado, las necesidades de su organización y los productos contratados.

Basándonos en esta información, hemos aportado información valiosa sobre los ejemplos de sistemas ERP más utilizados para que puedas hacer tu elección.