El kaizen es una idea y un sistema japonés que surgió tras la Segunda Guerra Mundial para reconstruir la economía japonesa. Pero para lograr este objetivo quería integrar todos los aspectos de la vida de las personas. Estos ejemplos de kaizen forman parte de un sistema para trabajar con eficiencia y eficacia.

El kaizen es un sistema de trabajo que tiene como objetivo mejorar el rendimiento y la calidad de las personas, los grupos y las empresas para conseguir un mayor beneficio global.

¿De dónde nace la metodología kaizen?

Tras la Segunda Guerra Mundial, Japón se vio especialmente afectado económicamente y, a diferencia de otros países afectados por la guerra, no disponía de recursos naturales para reconstruir. Por ello, decidió introducir un sistema de trabajo más eficiente para recuperarse lo antes posible.

Por ello, ha adoptado el lema «Ser rico y productivo cada día» para mejorar la calidad del trabajo de los trabajadores. Los lemas de Kaizen eran «Mejora continua para la calidad total», «Hoy es mejor que ayer, mañana es mejor que hoy» y «Usted tiene el potencial de mejora continua».

Así nació el Kaizen y se introdujeron las cinco S, las normas para mejorar el funcionamiento de una empresa en beneficio de sus empleados. Las cinco «S» han contribuido a mejorar el entorno de trabajo, sensibilizar a los empleados, aumentar su productividad y mantener las normas de higiene. Esto nos ha ayudado a:

Los principios Kaizen de las 5 S son:

• Seiketsu: Tener una solución a un problema por adelantado en caso de que algo vaya mal.
• Seiri: significa deshacerse de los objetos innecesarios, no acumular y no conservar los objetos que son un estorbo.
• Seiso: significa estar limpio, trabajar en un lugar limpio donde los trabajadores se sientan seguros.
• Seiton: significa recoger herramientas importantes.
• Shitsuke: significa la búsqueda constante de la calidad, la mejora y el éxito, la coherencia.

Ejemplos de kaizen

1. Fomentar la promoción de cada empleado en función de su esfuerzo y rendimiento: no es el kaizen original, ya que parece aplicar el principio de la competencia, pero el estímulo anima a los empleados a intentar dar lo mejor de sí mismos para la empresa, y no promueve una competencia malsana.
2. Planificación mensual: un equipo de trabajo óptimo debe tener objetivos claros para trabajar. Todos los empleados deben conocer estos objetivos y fijarlos colectiva e individualmente. Todos miran en la misma dirección.
3. Fomentar hábitos sociales saludables: por ejemplo, en una empresa de diseño, se debe pedir a los empleados que recojan los materiales usados después del trabajo y que dejen el lugar de trabajo limpio y ordenado.
4. Reuniones entre empleados y directivos. El mejor ejemplo de kaizen son las reuniones periódicas entre empleados y directivos para debatir y resolver conflictos e introducir mejoras.
5. Trabajar en equipo: Otra forma de hacer kaizen es trabajar en pequeños equipos para completar diversas tareas y proyectos.
6. Establecimiento de objetivos: la filosofía Kaizen se centra en el establecimiento de objetivos comunes y en animar a todos los empleados a trabajar juntos para alcanzarlos.
7. Limpieza diaria: al final de la jornada laboral, cada empleado o trabajador puede limpiar su mesa. Cuanto más ordenada esté tu mesa, más probable será que trabajes en un lugar ordenado al día siguiente y mejor será tu rendimiento.

Empieza a inculcar el sentido de la limpieza a tus empleados indispensables y pídeles que limpien y ordenen su zona de trabajo al final de la jornada.

También puedes crear equipos para trabajar en temas concretos, controlar su rendimiento y establecer objetivos comunes.

Las posibilidades son infinitas y pueden desarrollarse integrando el Kaizen en tu organización.

Resultados de la metodología kaizen

El kaizen es un sistema de mejora continua que puede describirse en pocas palabras como un sistema que funciona según los siguientes principios.

• Un buen proceso lleva a un buen resultado.
• Mira dentro de ti para entender la situación actual, comunícate con los datos.
• Gestionar con hechos.
• Acciones para gestionar y abordar las causas de los problemas.
• Trabajar en equipo.

Principios fundamentales de kaizen

• Rompe con el pensamiento convencional.
• Hazlo realidad: piensa en cómo se puede hacer, no en por qué no se puede hacer.
• Sin excusas, sin justificación del pasado: cuestionar la forma en que se hacían las cosas en el pasado y preservar lo que era grande.
• Si algo va mal o se comete un error, corrígelo inmediatamente.
• No busques la perfección, pero hazlo rápido, aunque sólo alcances el 50% de tu objetivo.
• Creatividad, no capital: usa tu intelecto.
• Haz el esfuerzo y tu mente crecerá.
• Pregunta «por qué» cinco veces y llegue al fondo del problema.
• Busca la inteligencia de muchas personas, no sólo la comprensión de una.
• Nunca dejes de intentar mejorar.

Las siete etapas del proceso Kaizen

Como ya se ha mencionado, el proceso kaizen es un proceso inmutable que debe permanecer en las tácticas de optimización de una organización como un elemento continuo y continuamente probado. Para ello, se ha desarrollado un proceso de aplicación que consta de siete etapas:

1. Crear un equipo de trabajo

Antes de empezar a buscar los puntos débiles del proceso empresarial, es importante designar un equipo de asistentes que se encargue de la aplicación real del proceso kaizen.

Este equipo debe estar formado por representantes de diferentes disciplinas: uno de ventas, uno de producción, uno de marketing y uno de recursos humanos.

Con más de un miembro, tendrá más diversidad y un abanico de conocimientos que serán útiles en cada etapa de la implementación de la mejora del proceso Kaizen. Otra cosa importante es que el grupo tenga un líder que se asegure de que todos cumplen con sus responsabilidades y de que todo funciona bien.

2. Claridad de objetivos

Si los objetivos no están claros, no se pueden establecer procedimientos ni tácticas. Por lo tanto, identifica los procesos que deseas mejorar. Las razones más comunes: mejor calidad del producto, mejor servicio y atención al cliente, mayor productividad, menos accidentes.

Como se trata de un trabajo en equipo, es importante que tú y los demás miembros previstos de tu organización comprendan que habrá muchos cambios y que estén lo suficientemente motivados para contratar a las personas adecuadas de la mejor manera posible.

3. Recogida y revisión de datos

Para entender las causas de los fallos o lagunas en los procesos, es necesario tener una imagen completa de su organización. Se pueden utilizar diversas herramientas para descubrir información estratégica. He aquí algunas de las más útiles.

— Diagrama de Pareto: se puede priorizar cada componente o bloque de construcción para conseguir el mismo efecto. El diagrama muestra las deficiencias «menos importantes y más insignificantes». El diagrama de Pareto también se conoce como la curva del 80%-20% porque el 20% del esfuerzo supone el 80% del resultado y viceversa.

— Lista de comprobación: Documento impreso utilizado para registrar y tabular datos sobre eventos específicos, también llamado lista de comprobación. Y lo que es más importante, descubrirás que es muy fácil registrar sistemáticamente los datos y utilizarlos para comprobar e identificar los problemas.

— Diagramas de dispersión: suelen utilizarse para mostrar la relación entre dos acontecimientos. De este modo, podrás ver poco a poco cómo se relacionan las distintas partes, cuáles son las lagunas y por qué la calidad es la que es. Con este diagrama se pueden examinar las variables y determinar si están relacionadas de forma positiva, negativa o de forma.

Como en cualquier proceso, es importante detenerse y analizar la situación. En esta fase, debes centrarte en revisar los datos recogidos y asegurarte de que todo es claro y útil. Esta fase es muy importante, ya que permite identificar los puntos débiles y las lagunas del proceso empresarial.

Una vez identificados los problemas en los procesos organizativos, el siguiente paso es que el equipo proponga las mejores soluciones. Cada plan de acción desarrollado debe documentarse con la fecha, la descripción de la actividad/tarea, la persona responsable de la ejecución, etc.

A lo largo del tiempo, el equipo responsable debe hacer un seguimiento de los cambios realizados y asegurarse de que son efectivos. El seguimiento ayuda a identificar si una acción no está teniendo el efecto deseado y si es necesario cambiarla.

Una vez que se han realizado las comparaciones y los cambios necesarios y se ha optimizado el proceso con éxito, el último paso es garantizar que todos los miembros de la organización apliquen las tácticas y los cambios en su trabajo diario.

Una buena manera de aplicar este nuevo proceso es documentarlo. Puede ser una guía metodológica redactada por una persona concreta o un esfuerzo colectivo de todo el equipo. Una vez completado el manual, debe distribuirse dentro de la empresa y transmitirse a los nuevos empleados.

Además, si quieres aplicar procedimientos kaizen para optimizar los procesos de tu empresa, considera la posibilidad de celebrar reuniones periódicas con su equipo o sus empleados. Así podrás comprobar qué les parecen los cambios y si están satisfechos con las medidas aplicadas.

Ejemplos de kaisen aplicado en las empresas

Toyota

Sí, hay una razón por la que Toyota sigue siendo el primer fabricante de automóviles del mundo. Este «kaizen» condujo al desarrollo de un sistema de producción conocido como Sistema de Producción Toyota o Sistema Justo a Tiempo.

e este modo, podemos evitar todos los residuos generados durante la producción. Como era de esperar, el proceso Kaizen ha permitido a Toyota producir coches de forma más rápida y eficiente, y entregarlos a los clientes lo antes posible gracias a la mejora continua.

Amazon

La mayor empresa del mercado del comercio electrónico, está adoptando un enfoque de Kaizen centrado en los empleados. Amazon entiende que los empleados son una parte importante de la cadena de costes, y para que el proceso tenga éxito, los empleados tienen que estar contentos.

Amazon cuenta con un programa de mejora de procesos destinado a reducir los errores en el proceso Kaizen. Se basa en escuchar lo que nuestros empleados nos dicen cada día. Cuando surge un problema, no dudan en sugerir herramientas y soluciones de vanguardia para que las cosas funcionen mejor.

Helvex

Helvex es una empresa mexicana que fabrica productos de baño y cocina para uso comercial y residencial. Más de 60 años después de su fundación, la empresa sigue mejorando sus procesos de producción utilizando el método Kaizen como filosofía. Su aplicación ha dado resultados en los ámbitos de la calidad, el coste y el servicio.

A lo largo de al menos 10 años, se han celebrado más de 600 sesiones Kaizen para identificar los puntos débiles y encontrar las mejores soluciones.

Los beneficios del Kaizen en la empresa

Las lecciones del proceso Kaizen son interesantes. ¿Puede tu organización beneficiarse de esta práctica? Destacamos que aún no hemos hablado de las prestaciones individuales.

• Menor desperdicio de personal debido a un menor despilfarro de recursos.
• Aumento de la satisfacción mediante la motivación del equipo y el seguimiento de los resultados.
• Mayor compromiso de los empleados con los objetivos comunes del equipo y de la organización.
• Aumento de la retención del ingenio debido a la satisfacción de los empleados.
• Aumento de la competitividad gracias a una mayor eficiencia (que se traduce en una reducción de costes y una mejora de la calidad del producto).
• Aumento de la satisfacción de los clientes, tanto por la obtención de mejores productos y servicios como por la mejora del servicio al cliente.
• Si busca constantemente formas de mejorar, podrá resolver los problemas más rápidamente.
• Equipos más fuertes y comprometidos, empleados más unidos.

¿Cómo puedes aplicar el proceso Kaizen?

Con estos sencillos pasos, puede aplicar el proceso en todos los ámbitos.

• Simplificar las tareas. Haz que las tareas sean más eficientes asignando pequeñas tareas que puedan realizarse cada día.
• Aplícalo todos los días. En la práctica, esto significa que debes repetir el paso 1 para que se convierta en un hábito. Por ejemplo, si quieres empezar a leer un libro en tu vida diaria, no puedes dedicarte a leer todo el libro, sino que tienes que leerlo todos los días durante una parte del tiempo sin excepción.

Para poder utilizarla de forma más activa, es necesario conocer tres herramientas muy importantes.

• Utilización de los diagramas de Pareto

Con este gráfico se pretende clasificar los valores en orden ascendente o descendente de menor a mayor o de izquierda a derecha, para facilitar la identificación de los principios que influyen en el éxito de un proceso y las razones del fracaso.

Esta herramienta puede utilizarse para la clasificación (Seiri) y la organización (Seiton).

• Creación de un histograma

Un histograma es esencialmente una representación gráfica de la variable que influye (en este caso, un proceso empresarial rentable) y, por tanto, una estimación de la productividad de la variable en cuestión.

En general, los valores de la variable analizada se muestran en el eje horizontal y los datos numéricos o la frecuencia de cada variable en el eje vertical.

• Aplicación del diagrama de dispersión o Ishikawa

El diagrama de Ishikawa, también originario de Japón, es una herramienta para analizar todos los componentes que intervienen en la ejecución de un proceso e identificar las causas de los problemas.

Por ejemplo, si una empresa tiene un gran número de productos de baja calidad, el diagrama de Icosaedro puede utilizarse para identificar la causa del problema, encontrar una explicación adecuada y encontrar una solución.

Conclusión

La filosofía kaizen fomenta la reimplantación del cambio para mejorar significativamente el rendimiento de una organización.

Al igual que en el caso del «justo a tiempo», estos ejemplos de kaizen te ayudarán a comprender las necesidades de sus clientes para que pueda eliminar recursos innecesarios y utilizar su tiempo de forma más eficaz. Además de fomentar las mejoras técnicas, el objetivo es aumentar los incentivos para que los facilitadores mejoren su trabajo.

Por último, cabe señalar que la aplicación con éxito de esta filosofía requiere un alto nivel de compromiso y disciplina por parte de todos los miembros de la organización. El kaizen no debe considerarse un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar los objetivos de la organización.