Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son una herramienta informática que ayuda a las empresas a gestionar y organizar diferentes aspectos de su negocio en un solo lugar. Es como un cerebro que coordina y conecta todas las áreas y procesos de una empresa para que trabajen juntos de manera eficiente.

Imagínate que tienes una tienda de ropa. Para administrar tu negocio, necesitas manejar inventario, ventas, compras, finanzas, recursos humanos y más. Un sistema ERP te proporcionaría una plataforma única en la que puedes controlar todos estos aspectos. Por ejemplo, puedes ver cuánto stock tienes disponible, registrar las ventas realizadas, realizar pedidos de compra a proveedores, gestionar el flujo de efectivo y supervisar la información de tus empleados.

• Un ejemplo de sistema ERP muy conocido es SAP. Esta plataforma ofrece módulos que cubren diferentes áreas de una empresa, como logística, finanzas, recursos humanos y ventas. Permite centralizar y automatizar tareas, facilitando la toma de decisiones y optimizando los procesos internos.

Un aspecto importante a tener en cuenta con los sistemas ERP es la personalización y adaptación a las necesidades de cada empresa. Cada negocio tiene requerimientos y procesos únicos, por lo que es fundamental elegir un sistema ERP que se ajuste a esas necesidades específicas. Además, es importante tener en cuenta la capacitación y el soporte técnico para implementar y utilizar correctamente el sistema ERP en la empresa.

Ejemplos de sistemas ERP

1. Gestión de inventario: este módulo de inventario, también conocido como gestión de materiales, permite medir los objetivos de stock. Además, accede a estandarizar las existencias de materiales y realizar un seguimiento de las mercancías por número de serie.
2. Compras: este módulo gestiona el proceso de compras y trabaja estrechamente con el módulo de Inventario.
3. Ventas y marketing: este módulo gestiona el flujo de trabajo de las ventas, desde la solicitud de presupuesto hasta la solicitud de facturación. En las aplicaciones avanzadas también es posible hacer un seguimiento de los envíos.
4. Construcción: este módulo, también conocido como producción o ingeniería, tiene como objetivo aumentar la eficiencia de la construcción. Abarca la organización y previsión de la comercialización de productos y el control diario de la producción. Está vinculado al módulo de inventario.
5. Gestión financiera: este módulo gestiona el capital y explica el flujo de dinero que entra y sale de la organización. Abarca los procedimientos contables habituales, como el cálculo de costes, el balance, la gestión fiscal y la conciliación bancaria. También es posible crear estados financieros para cada departamento.
6. Gestión de la relación con los clientes (CRM): tiene como objetivo mejorar el servicio al cliente y aumentar el ARPU. Gestiona los clientes potenciales, las incidencias y las oportunidades; el sistema ERP trabaja estrechamente con el módulo de ventas para impulsar las conversiones.
7. Gestión de la cadena de suministro (SCM): este módulo abarca la cadena de suministro. Cadena en las que se incluye, la gestión de la política de compras, la automatización de procesos y el flujo de producción.
8. Gestión de los recursos humanos (RRHH): se centra en los recursos humanos e incluye recursos como las hojas de horas, los registros de los empleados, las evaluaciones de la dirección. Además, los sistemas de nóminas y las descripciones de los puestos de trabajo.
9. Informes automáticos: este módulo funciona junto con otros módulos para facilitar la elaboración de informes en todos los departamentos. En un futuro próximo, el personal ya no tendrá que dedicar tiempo a extraer informes de cada sistema.
10. Inteligencia de negocios (BI): permite utilizar la inteligencia empresarial para tomar decisiones basadas en datos sobre el futuro de la organización. Normalmente, los módulos de BI sólo se incluyen en los grandes sistemas ERP.
11. Gestión de proyectos: Este módulo vincula las actividades del plan con las finanzas de la empresa. Facilitando la elaboración de informes sobre el éxito o el fracaso del plan.
12. Control de conformidad: este módulo supervisa el cumplimiento de la normativa del sector por parte de la empresa. Explica las normas locales, las medidas que hay que tomar para garantizar la estabilidad y la documentación necesaria.
13. Optimización de TI: este módulo está destinado a optimizar la configuración informática para garantizar el buen funcionamiento del sistema.
14. Gestión de activos: este módulo se centra en la gestión de activos tangibles como los bienes inmuebles y la maquinaria de construcción.
15. Comercio electrónico: este módulo completa la gestión de distintos conductos de marketing online con otras áreas del ERP.

Ejemplos de cómo puedes utilizar un ERP para satisfacer las necesidades de tu empresa

1. Fabricantes que quieren racionalizar sus operaciones y reducir costos

Los fabricantes que necesitan integrar todos los procesos de diseño pueden confiar en el ERP. Así se evitan las incoherencias de datos y se reducen los costes de las licencias de software al utilizar sistemas distintos para cada función.

En este caso, es aconsejable empezar con la herramienta de planificación de necesidades de material (MRP). Una aplicación ERP diseñada para solucionar los problemas en relación de los pedidos. De este modo, todo el proceso, desde el pedido hasta la entrega y el pago, puede gestionarse en un solo sistema.

2. Las PYMES que usan un CRM pero necesitan más funcionalidades

Muchas pequeñas y medianas empresas disponen de un sistema eficaz de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), pero no es suficiente. CRM ayuda a las ventas y marketing a ser más eficientes, pero no puede hacer el trabajo de otros departamentos, como la contabilidad y operaciones.

Al actualizar la infraestructura con un sistema ERP, las PYMES pueden añadir módulos para otras funciones empresariales e integrarlos con un sistema CRM existente.

3. PYMES que desean implantar un ERP a una escala menor

Si tienes una empresa y quieres empezar con un solo módulo de ERP, el CRM es una buena opción. Este sistema te permite con el crecimiento de la empresa, añadir más funciones.

Es importante recordar que algunos sistemas son más fáciles de actualizar que otros. Por lo tanto, es significativo elegir una solución que sea lo suficientemente flexible y escalable como para permitirte añadir más funciones.

4. Empresas de sectores especializados que buscan una solución ERP personalizada

Si perteneces a un sector especializado, como el de la alimentación y las bebidas, probablemente estés buscando un sistema ERP que satisfaga tus necesidades. Elegir un sistema ERP dedicado te ahorrará el tiempo necesario para adaptar un nuevo sistema a tu entorno.

5. PYMES que quieren implantar un ERP pero temen su costo

Las pymes que desean mejorar los procesos empresariales y eliminar las incoherencias de datos asociadas al uso de múltiples sistemas, el ERP es la solución. Sin embargo, si tienes en cuenta el coste de la implantación, los gastos pueden ser considerables.

Ahí es donde entra en juego una solución ERP en la nube. En lugar de invertir en hardware y software para instalarlos en tu local, puedes pagar una suscripción mensual por el ERP que necesites. Permitiéndote así, disfrutar de un sistema ERP sin preocuparte por su costo.

Características del sistema ERP

Los ERP tienen dos características principales que hacen su diferencia de otros sistemas: la modularidad y la capacidad de configuración.

Modular: El ERP tiene varias aplicaciones o módulos que gestionan cada departamento de la empresa, por ejemplo, ventas, marketing, gestión de inventarios, recursos humanos, etc. Todos estos módulos utilizan información de una base de datos común que soporta el funcionamiento del sistema ERP.

Capacidad de configuración: El ERP debe poder adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, por ejemplo, la gestión de inventarios o las imágenes de marketing. Por lo tanto, el sistema ERP debe configurarse para adaptarse a la empresa y a sus procesos. Teniendo siempre en cuenta que las necesidades de una misma empresa pueden variar con el tiempo.

¿Dónde se utiliza el sistema ERP?

Un sistema ERP puede proporcionar una visión global de tu empresa al vincular las diferentes operaciones y niveles de tu negocio. Esto te permite centrarte en departamentos específicos o en la gestión global de tu organización. Podrás anticiparte a los problemas, eliminar los estorbos y realizar los cambios necesarios para hacer crecer tu negocio.

Los sistemas ERP son útiles para una amplia gama de áreas de negocio, porque revelan todo el conocimiento oculto de la empresa. He aquí algunos ejemplos de cómo un sistema ERP correctamente seleccionado puede optimizar las áreas generales de la empresa.

• Finanzas

La sabiduría empresarial se refiere a los recursos que puede proporcionar un sistema ERP bien definido. Beneficios como el aumento de la productividad, la detección de errores, la eliminación de la duplicación de recursos y el cumplimiento de la normativa.

• Fabricación

Los sistemas ERP ofrecen a la industria una solución única para acelerar la producción y la entrega de productos. Permite supervisar, mejorar y optimizar la producción y la entrega de productos, lo que beneficia a todo el recorrido del cliente, incluidos los periodos intermedios.

• Venta al por menor

El sistema ERP proporciona una experiencia de venta al por menor unificada, agilizando y simplificando las operaciones. La información de los productos, los niveles de existencias, las promociones y los datos de ventas se gestionan de forma centralizada. Esto es, lo que simplifica las compras en la tienda y en línea.

• Cadena de suministro

Aumenta la visibilidad y optimiza la cadena de suministro desde las ventas hasta el cumplimiento de los pedidos. Los sistemas ERP ayudan a optimizar la logística de las instalaciones de producción, los almacenes, los equipos y el transporte.

• Recursos Humanos (RRHH)

Los métodos de gestión del capital humano suelen unificarse con los sistemas ERP para reunir todos los datos en una misma plataforma. Ayuda a gestionar las prestaciones, las bajas y el absentismo, a reclutar y contratar a los mejores talentos. Además, proporciona herramientas para garantizar el cumplimiento de la normativa e impulsar el éxito de los empleados.

Ventajas de la instalación de un sistema ERP

Con un sistema ERP bien diseñado, obtendrá una visión completa de su empresa, con las siguientes ventajas:

• Mejora de los procesos

La automatización, la priorización de tareas y la vinculación de datos ofrecidos en un sistema ERP permite tomar el control de áreas de tu empresa. Áreas que con anterioridad no estaban conectadas.

• Coordinación del equipo

Aumenta la productividad de los vendedores, facilita el flujo de datos entre familias y fomenta la participación eliminando los almacenamientos de datos.

• Unificación de la información

Un repositorio central que contenga la información de todos tus departamentos evita la duplicación de recursos, reduce los errores y aumenta la precisión de datos.

• Optimización de sus elecciones

Con información en tiempo real sobre tu negocio, puede obtener información predictiva y tomar decisiones basadas en datos.

• Reducción de costos

Reduce los errores e identifica los escollos antes de que se produzcan. Al comprender todos los aspectos de tu negocio, puedes aumentar la eficiencia y reducir los costos generales.

¡Qué debes tener en cuenta antes de implantar un sistema ERP!

Sea consciente no sólo de los beneficios, sino también de las desventajas e inconvenientes que pueden surgir del uso de la herramienta.

• La planificación y la ejecución requieren tiempo. Si la aplicación está diseñada para una empresa concreta, habrá que diseñarla e instalarla antes de poder utilizarla.
• Hay que tener en cuenta los costes fijos y permanentes.
• Los sistemas ERP hay que actualizarlos.
• Algunos requieren una conexión a Internet.
• El equipo físico es necesario para un buen funcionamiento.
• Esto puede dar lugar a problemas de protección de datos.

Para evitar estos problemas, debes elegir el servicio más adecuado para tu empresa, teniendo en cuenta los diferentes tipos de ERP disponibles actualmente. Además de, las necesidades de tu negocio y los productos que suscribes.

Tipos de sistemas ERP

Los tipos de software ERP se dividen en dos categorías principales: por diseño y por instalación.

1. Por diseño: ERP a medida o por defecto

El software a medida, es la creación de un sistema ERP desde cero para una empresa específica. Esta solución es más cara y requiere encontrar la empresa adecuada para implantarla, pero se puede personalizar al máximo. Por otro lado, las soluciones estándar o modulares son más baratas y rápidas de aplicar.

Dependiendo de las necesidades de la organización, se piden de forma modular o en grupos, algunas soluciones se prefabrican para organizaciones específicas, como los almacenes. La aplicación específica elegida depende del tamaño de la organización.

Grandes empresas: SAP y Microsoft Dynamics son los más comunes.

Pymes: SAP Business One, SAGE X3, Microsoft Navision y A3 ERP.

Las pequeñas y medianas empresas pueden elegir un ERP en la nube o un software independiente como Open ERP.

2. Por instalación: ERP en la nube o en local

El segundo tipo está relacionado con la forma de instalar el software. Este tipo de software puede instalarse en los locales. Esto significa que está instalado en la infraestructura informática de la empresa y que lo utilizan uno o varios equipos de la sede.

Sin embargo, la ventaja de las soluciones en la nube es que están instaladas en servidores dedicados. Además que se puede acceder a ellas desde cualquier lugar con acceso a Internet. Esto significa que los servicios que prestan son más versátiles y no se limitan a la sede de la empresa.

La definición, ejemplos de sistemas ERP, y puntos clave acerca del mismo, te serán de gran utilidad. Aunado a esto, la aplicación de un sistema ERP te garantiza el surgimiento de tu empresa y un avance significativo. Sin duda implementar un sistema ERP en tu negocio será tu mejor opción.

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