En el ámbito profesional algunos documentos son muy utilizados, uno de ellos son los oficios administrados. Seguramente estás tratando de encontrar información sobre este tipo de documento, por eso has llegado aquí.

Así que no busques más, en este artículo vamos a descubrir todo sobre este archivo, de dónde proviene, dónde se utiliza, qué tipos existen y ejemplos de oficios administrativos.

Definición de oficios

Un oficio es un archivo oficial utilizado exclusivamente por organizaciones no gubernamentales como organismos gubernamentales, embajadas, escuelas de formación profesional, sindicatos, organizaciones educativas, culturales y deportivas.

Es un registro oficial de acuerdos, posiciones, propuestas, informes, solicitudes, consultas, resoluciones e instrucciones a las partes interesadas para participar, aceptar, invitar, reconocer, etc., siempre asociado al más alto rango de la organización.

Elementos o componentes del oficio administrativo

Los principales componentes de una oficina son los siguientes.

• Membrete, utilizados para publicitar la organización o la agencia.
• Fecha: la fecha en la que el proceso entra en vigor.
• Ubicación, (puede ser opcional).
• Número: es un indicador, normalmente de páginas.
• Destinatario: la persona o personas que deben recibir el expediente.
• Finalidad: es el contenido del archivo, que debe ser fluido.
• Referencias: esto es lo principal, cuando se trata de constataciones.
• Texto: es el mensaje que se quiere transmitir.
• La despedida: es obligatoria, por lo que puede ser formal o informal, pero depende del caso.
• Firma: la firma manuscrita del responsable.
• Adjunto: Se puede utilizar o no, pero siempre depende del tema y se aplica al director.

Ejemplos de oficios administrativos

Ejemplo 1

Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolución
Estado de México

Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material

México D.F a 10 de febrero de 2015

C Gerente Ejemplode y CIA, Rubén Torres Gómez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la semana.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General
Tejidos Guarrido S.A de C.V

Ejemplo 2

ALMACENES

RODAN

OFICIO NÚM. 431/2016

México D.F. a 23 de noviembre de 2016

Señor Gerente Almacenes RODAN S.A. de C.V. de sucursal N»1,

«Lago Charandoso», Edo. Mex.

Asunto: Denuncia privada y reiterada,

por abuso de poder en detrimento de sus subordinados,

y malos manejos de recursos de la empresa.

Sr. Facundo Trinquete Chanchullo.

Apreciable Sr. Trinquete Chanchullo, por medio de este oficio se le hace comunicación de la resolución de la junta directiva de esta empresa, en relación a su comportamiento y manejo de los recursos económicos de la sucursal bajo su cargo.

Según los reportes anteriores que hemos tenido, aunadas a las quejas de malos tratos recibidos por usted por parte de sus subordinados, comunicándole el dictamen de la junta directiva, consistente en la resolución de separarlo del cargo que ostenta dentro de esta empresa y pedirle su renuncia.

Atentamente,

Junta directiva Almacenes RODAN S.A. de C.V.

Presidente de la junta directiva

Pedro Pérez Pedraza de la Roca

 Ejemplo 3

Oficio administrativo

Universidad Onteramericana para el Desarrollo

Cerro de Jesús. Col. Campestres Churubusco

México D.F

Referencia: 578 CSDHB534

Oficio: 0001

Asunto: Compra de sillas para el Aula CTC 202

México D.F a 10 de febrero de 2015

Ana Medina

Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 35 sillas para el Aula CTC 202.

Espetamos que sean entregados en tiempo y torma en el transcurso de la semana.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Multisillas Guarrido S.A de C.V

Clasificación de los oficios

Saber clasificarlos es importante para aprender a redactar un oficio. Esto facilita la interacción entre el destinatario del expediente y la organización emisora.

Por destino y estructura

• Oficios interiores. Cuando una oficina está destinada a un uso interno y, por tanto, se utiliza dentro de la oficina de la organización, se dice que es interna.
• Oficios externos. Los documentos de este tipo se clasifican como tales si se redactan con vistas a ponerlos a disposición del público o de organizaciones externas.

Destinado a una o más personas

• Gestión directa y sencilla. Es un documento dirigido a una persona u organización específica designada como propietario. Es un documento válido cuando lo presenta la organización.
• Documentos oficiales diversos. La estructura es similar a la del caso anterior, pero en este caso el expediente se dirige a varias personas a la vez, por lo que la redacción es más abierta para que lo entiendan todos y no sólo una persona concreta.

Principales tipos de oficios

• Documentos «judiciales» o «legales»: documentos emitidos por autoridades judiciales o autoridades públicas como medio de comunicación con otras autoridades.
• Múltiples, suele utilizarse para dirigir instrucciones, políticas o propuestas a diferentes personas (por ejemplo, registros para empleados o subordinados dentro de la misma empresa u organización).
• Oficios administrativos, Instituciones, organismos y organizaciones que utilizan la correspondencia para confirmar acciones y procedimientos.
• Oficios de transcripción, utilizados por los ministerios, agencias y organismos como medio de notificación (los Oficios requieren una transcripción del expediente a notificar).

Principales características delos oficios administrativos

En lo que respecta a la organización, las ventajas de los oficios administrativos sobre los medios de comunicación existentes son las siguientes:

• Amplia gama de aplicaciones. Es ampliamente utilizado por organizaciones de todos los sectores, incluidas las autoridades públicas, los organismos públicos y las empresas privadas.
• Eficacia: documento oficial emitido en nombre de una organización o institución y utilizado para documentar sus acciones y métodos.
• Tono y evaluación: a efectos de comunicación, este tipo de comunicación debe expresarse de forma contundente, neutral y formal.
• Brevedad: no se trata de informes detallados, que requieren mucha elaboración. Las organizaciones deben proporcionar información esencial sobre los procedimientos administrativos.
• Estructura definida: este tipo de comunicación suele tener y utilizar un plan maestro.

¿Cuál es el papel los oficios?

Hay que tener en cuenta que este tipo de documentos son cada vez más habituales en la administración pública. En este sentido, los administradores pueden emitir certificados, sanciones y otras notificaciones rutinarias que deben ser comunicadas a la autoridad civil. Así es como los poderes públicos se relacionan con diversos grupos o poblaciones con gran frecuencia.

Los ejemplos de oficios administrativos vistos, te ayudarán a entender su aplicación y uso correcto.