Ejemplos de 5S: ¿Cómo aplicarlo y cuál es su importancia?

Con los ejemplos de 5S, puedes mejorar tu entorno de trabajo y aumentar la productividad. Este método japonés se utiliza ahora en empresas comerciales y de servicios, así como en la industria, y sus beneficios son sustanciales.

Nuestros autores, expertos en el campo de las 5S, han elaborado una guía completa con estas ideas. Esto te permitirá conocer:

  • ¿Qué es el modelo 5S y por qué es importante aplicarlo?
  • ¿Qué recursos componen la metodología 5S?
  • Beneficios de la implantación de las 5S para la organización.
  • El proceso necesario para implantar la metodología de las 5S en tu organización.
  • Las diferentes tácticas que pueden utilizarse para aplicar con éxito esta metodología japonesa.

¿Qué es método 5S?

Las 5S son una metodología basada en cinco principios que tiene como objetivo promover la dinámica de trabajo. Esto, mediante la mejora del uso del lugar de trabajo, la organización, la limpieza, las normas y la simbiosis dentro de la empresa.

Esta explicación se basa en la importancia de las cinco S: organización, orden, limpieza y disciplina.

Seiri

Este es el significado del término utilizacion. Significa el uso eficiente de recursos y materiales. Por lo tanto, para desarrollarse eficazmente, una empresa debe ser capaz de identificar lo que se necesita y lo que no.

Esto incluye todo, desde los recursos humanos hasta la documentación y los recursos técnicos de que dispone la organización.

Seiton

Se trata de la organización. Es la creación o el fomento de la armonía en el lugar de trabajo poniendo orden en las aulas, los despachos, las zonas comunes y otros lugares de trabajo.

Esto no sólo crea un lugar de trabajo más cómodo, sino que también permite el acceso a los documentos, servicios y herramientas. Las cuales son útiles para cada miembro del grupo de trabajo al clasificar correctamente los contenidos y otros recursos.

Seiso

El mantenimiento y limpieza de los espacios es un valor que depende de todos los miembros de la organización. Esto significa que cada persona debe responsabilizarse del mantenimiento y la limpieza del lugar de trabajo en el que trabaja.

En esta terminología, el cuidado y la limpieza están relacionados con la imagen del individuo y son importantes no sólo desde el punto de vista personal. Sino también para la dinámica de trabajo, para no molestar a los compañeros o a los clientes.

Mejora la cooperación interpersonal y ayuda a mantener los grupos y espacios de trabajo.

Seiketsu

Este concepto del enfoque 5S se basa en la creación de una dinámica que refuerza los valores mencionados anteriormente. Esto significa que estos comportamientos deben convertirse en habituales para que formen parte del enfoque del trabajo de los empleados.

Para ello, se establece un nuevo modelo de trabajo. Por tanto, el enfoque de las 5S permite dejar libres los recursos que se utilizan con frecuencia, garantizar la disponibilidad de los recursos que se necesitan en última instancia. Así como controlar la limpieza de los lugares de trabajo y clasificar y asignar adecuadamente los recursos.

Shitsuke

Los cuatro componentes anteriores van acompañados de la disciplina necesaria para llevarlos a un determinado nivel de filosofía organizativa. La aplicación y el seguimiento constantes de estos puntos darán lugar a diversas mejoras en la dinámica de trabajo del personal y de la organización.

Ejemplos de prácticas 5S

La metodología de las 5S es muy buena, pero ¿cómo ponerla en práctica? Aquí todas empresas organizaciones pueden organizarse según el sistema que quieran utilizar. A continuación te mostraremos cómo se podría aplicar este sistema.

  1. La primera S
  2. Hay varias formas de eliminar los objetos no deseados. Las listas y las tarjetas rojas son las más eficaces. Los objetos marcados con una tarjeta roja deben ser retirados.

    En general, las tarjetas rojas deben rellenarse correctamente. En algunos casos, no es necesario retirar todos los productos con tarjeta roja, por lo que conviene comprobarlo

    También debe existir un plan para gestionar los excedentes de existencias. La eliminación de productos innecesarios puede ayudar a proteger la plaza de aparcamiento y garantizar la estabilidad.

  3. La segunda S
  4. Para clasificar, tenemos que tener en cuenta ciertos criterios, y uno de los posibles criterios de clasificación es la frecuencia de uso.

    En primer lugar, hay que identificar qué objetos pertenecen a cada sitio y cuántos están protegidos. La identificación del objeto y el almacén deben ser idénticos. Esto evitará que se pierda tiempo buscando objetos con un uso poco claro.

    Si algo está fuera de lugar, se puede identificar fácilmente. Hemos dicho que hay que decidir la frecuencia de uso del objeto. Así que, dependiendo de la naturaleza del objeto y de su uso, puede acabar en un espacio u otro.

    Los objetos de uso frecuente suelen colocarse en lugares donde son más fáciles de ver y alcanzar.

  5. La tercera S
  6. Para mantener el espacio limpio, es importante identificar las zonas que están sucias. La limpieza puede mejorar la calidad de los productos, hacer más agradable y confortable el entorno de trabajo e incluso reducir los accidentes.

    Un ejemplo reciente es un almacén en el que los líquidos se derraman por todas las zonas del edificio y amenazan la estabilidad de los trabajadores. En ese caso, hay que hacer todo lo posible para evitarlo.

  7. La cuarta S
  8. La estandarización abarca los siguientes aspectos:

    — ¿Qué debe haber en el lugar de trabajo y dónde debe estar?

    — ¿Qué hay que limpiar y cuándo, y quién es responsable de ello?

    Además, las auditorías 5S en general desempeñan un papel importante a la hora de demostrar el desarrollo de los enfoques 5S dentro de una empresa. Estas auditorías pueden llevarse a cabo de forma periódica o cuando se produzcan cambios importantes en el entorno de trabajo.

    Las llevan a cabo profesionales especializados en este tipo de auditorías sin la participación del departamento auditado.

    Las auditorías 5S no suelen establecer plazos conceptuales para corregir las deficiencias, como ocurre con las auditorías internas o basadas en normas. Si el problema no se ha corregido para la siguiente auditoría, se vuelve a registrar y se pide al responsable del área que realice cambios.

    Un ejemplo de código de colores es una manguera. Dependiendo de la función de la manguera y del fluido que transporta, las mangueras tienen un color diferente. Unas normas claras facilitan la identificación de desviaciones y la continuación del trabajo, y reducen la necesidad de formación del personal.

  9. La quinta S

La disciplina es la guinda del pastel. Significa seguir todas las reglas y normas establecidas por la organización. Significa tener en cuenta las normas establecidas, poner en práctica las actividades acordadas tras su aprobación y garantizar que los empleados cumplan las normas.

No se puede hablar de la disciplina, hay que fomentarla. El primer paso en este proceso es establecer normas, hacer que el personal las conozca y formarlo para que las aplique. También es posible integrar las 5S en los procesos de trabajo mediante una estrategia de auditoría sistemática.

Aplicación de los pasos del proceso 5S

1 – Mantener sólo lo que funciona: Seiri

El primero de los cinco pasos consiste en asignar recursos en toda la empresa. Tenemos que dividirlas en acciones efectivas e inefectivas.

Esto dejará sólo los recursos útiles para la organización y permitirá una gestión óptima de toda la casa y los procesos.

De este modo, podemos reducir las existencias inútiles, revisar las necesidades actuales de espacio y revisar las capacidades de almacenamiento excesivas e injustificadas.

Además, esta clasificación también incluye los recursos intangibles que forman parte de la empresa y que actualmente no tienen relevancia para la misma, por lo que pueden ser descartados.

2 – Organización a todos los niveles: Seiton

Todo el material cerca del lugar de trabajo y en toda la empresa debe planificarse con antelación. Todos los recursos que permanezcan en la organización después de que se haya restringido este procedimiento tienen un objetivo claro que alcanzar.

Esto significa que todo en la empresa está bien organizado y que no hay material inservible que no se utilice. Significa que todas las herramientas que necesitan los trabajadores están disponibles cuando las necesitan. También los dejamos en su sitio después de usarlos para que estén disponibles donde deben estar.

Esto puede reducir significativamente el tiempo dedicado a la búsqueda de materiales. También crea una sensación de limpieza y orden, lo que tiene un efecto positivo en el ambiente sindical.

3 – Mantener limpio el entorno de trabajo: Seiso

Todos los trabajadores, no sólo los de la limpieza, deben intentar mantener su lugar de trabajo lo más limpio posible.

Todos los miembros de la empresa son responsables de su propia área de almacenamiento. El lugar de trabajo de una persona como un conjunto de normas.

4 – Crear hábitos en la empresa: Seiketsu

Después de destruir los recursos sobrantes de la organización y de mantener limpio el lugar de trabajo, el siguiente paso es hacer de esto un hábito común y permanente en la organización. Hay que preservar los hábitos que quedan para que se arraiguen en la filosofía empresarial de todos los miembros.

Además, ahora corresponde a todos los miembros de la empresa informar en la medida de lo posible sobre todos los aspectos de la optimización organizativa.

Esto no sólo mejora la calidad del trabajo y prolonga la vida de la máquina, sino que también hace que los empleados sientan que son una parte importante de la empresa y que se les escucha, creando así un entorno de trabajo más agradable y unificado.

5 – Compromiso a largo plazo: Shitsuke

De nada sirve poner en práctica los cuatro pasos anteriores si unos meses después vuelve a estar como antes de aplicarlos.

El proceso de las 5S está diseñado para ser repetido día tras día, con un esfuerzo continuo y para mantener la filosofía de la organización. El quinto paso es mantener los pasos anteriores y comprometerse a optimizar continuamente la organización con el apoyo de todos sus miembros.

Ejemplos de uso y resultados de las 5S

Lugares de trabajo en los que las 5S se han hecho realidad

El método 5S optimiza el aspecto de los puestos de trabajo, las mesas, las islas, las zonas, las áreas de producción y el suministro.

  • Nueva estética gracias a la construcción modular adecuado
  • Aumento de la productividad y la eficiencia
  • Reducción de accidentes, defectos técnicos y fallos de funcionamiento

Oficina con las 5S

Este enfoque de gestión es una solución completa para empresas, hogares y oficinas.

  • Mejor organización y calidad del trabajo
  • Presentación visual y positiva
  • Menos tiempo dedicado a buscar archivos y a buscar problemas cuando no hay actores.

Señales 5S

Este tipo de señalización pretende crear un entorno limpio, ordenado y fácil de usar.

  • Uso ergonómico de los artículos de aseo.
  • Rutas predeterminadas para ir al baño
  • Organización de los recursos de trabajo

¿Cuáles son las ventajas de aplicar los ejemplos de 5S en una empresa?

  • Aumenta la estabilidad de la empresa.
  • Conlleva una importante reducción de los accidentes laborales.
  • Eliminación de los tiempos muertos entre tareas.
  • La calidad del producto final y del trabajo mejora.
  • Mejor organización de las actividades de la empresa.
  • Optimización del tiempo de trabajo real.
  • Reducción de los costes de mantenimiento de las máquinas.
  • Reducción del número de elementos de trabajo necesarios y creación de un lugar de trabajo más eficiente.
  • Un entorno de trabajo más limpio y agradable para los empleados.
  • Un entorno de trabajo que motiva a los empleados.

La importancia de aplicar el modelo 5S

Estas son las principales razones por las que las empresas que aún no han implantado el enfoque de las 5S deberían hacerlo.

  • De este modo, podrán evitar los inconvenientes de los recursos innecesarios.
  • Pueden dar a los empleados lo que necesitan para hacer su trabajo, en las condiciones adecuadas, en el lugar adecuado y en el momento oportuno.
  • Se pueden reducir el coste de los errores del proceso.
  • Esto reduce significativamente el riesgo de accidentes laborales.
  • Permite crear el entorno de trabajo adecuado para motivar al personal y aumentar la productividad.

¿Cómo aplican las empresas de éxito el proceso de las 5S?

  • Toyota Motor Corporation: es un ejemplo típico de empresa que aplica las 5S, pero hay otras empresas fuera de Japón que también las aplican.
  • Boeing: En la producción de aviones, la empresa aplica las 5S para reducir el riesgo de accidentes y mejorar la seguridad de los trabajadores.
  • Hewlett-Packard: Al aplicar el proceso de las 5S en esta situación, Hewlett-Packard se ha beneficiado al acelerar sus operaciones diarias y reducir los tiempos de inactividad.

También ha optimizado la capacidad de su almacén organizándolo de forma más sistemática para facilitar la búsqueda de las mercancías necesarias para la fabricación del producto final.

¿Cómo puedo aplicar las 5S?

Para implantar las 5S en tu empresa, debes seguir el siguiente proceso.

  1. En primer lugar, revisa los equipos, herramientas y materiales disponibles en su empresa, separando los que están en condiciones óptimas y eliminando los que son innecesarios.
  2. A continuación, clasifica los conjuntos, las herramientas y los materiales en categorías para que los trabajadores puedan encontrarlos fácilmente. Esto ayudará a reducir la pérdida de tiempo en todos los procesos.
  3. Posteriormente, identifica y eliminar las fuentes de contaminación para mantener limpias todas las superficies de trabajo. El objetivo es crear un entorno agradable que motive a los empleados y así aumentar su productividad.
  4. Después, debe aplicarse una estandarización de las medidas de clasificación, orden y limpieza, que puede incluir inspecciones visuales, codificación, etiquetado, etc.
  5. Para mantener los resultados de esta metodología, el personal debe ser supervisado, lo que requiere disciplina y compromiso.

Con los ejemplos de 5S y los detalles abordados, seguramente tienes una idea más clara sobre el tema y cómo poder utilizarlo de acuerdo a tus objetivos. Cabe destacar que las 5S no solo funcionan para organizaciones o empresas, este método servirá para ti vida personal. Aplícalo y verás grandes resultados.